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Wir suchen zum 01. Juni 2017 befristet bis zum 31. Juli 2018 für das Bürgeramt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 28 Stunden eine/-n

Sachbearbeiter/-in Zentrale Dienste.

Die Befristung erfolgt nach § 14 Absatz 1 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Bewerber/-innen, die bereits in einem befristeten oder unbefristeten Beschäftigungsverhältnis mit der Gemeinde Machern gestanden haben, können für die Stellenbesetzung leider nicht berücksichtigt werden.

Das erwartet Sie:

  • Zentraler Empfangsbereich / Bürgerbüro
    - Telefondienst
    - Empfang von Besuchern
    - Entgegennahme und Weiterleitung von Bürgeranliegen
     
  • Zentrale Poststelle
    - Bearbeitung und Weiterleitung der Postein- und Postausgänge
    - Betreuung des zentralen E-Mailkontos
    - Zustellung-, Post und Botendienste
     
  • Büromittelbewirtschaftung
    - Bedarfsfeststellung; Angebotsvergleiche (Zentrale Beschaffung)
    - Führen der Bürokasse
    - Lagerung und Verteilung der Büromittel
    - Literaturbeschaffung; Betreuung Leihgeräte
    - Aufteilung der Kosten auf die Produkte
    - Botendienste

Vertretungsweise den Mitarbeiter im Sekretariat mit den Aufgaben:

  • Erledigung allgemeiner Sekretariat
    - Telefondienst und Telefonvermittlung
    - Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs
    - Erinnerungen und Notizen
    - Empfangstätigkeiten bei Besprechungen
    - Terminkoordination sowie Führen des Fuhrpark-Kalenders
    - ggf. Auskunftserteilung
    - Regidieren von Texten (z.B. für das Amtsblatt)
    - Aktualisieren des Bestandes an Rechtsvorschriften (Ergänzungslieferung)
    - Ablage im Leitungsbereich und im Sekretariat
    - Presseschau
     
  • Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit Jubiläen und Festakten
    - Vorbereitung der Glückwunschüberbringung (Terminvereinbarung)
    - Beschaffung von Glückwunschkarten, Blumen und Geschenken
    - Organisation von Veranstaltungen
     
  • Angelegenheiten der politischen Gremien / Sitzungsdienst
    - Erledigung von Anliegen der Mandatsträger
    - Ermittlung der Aufwandsentschädigung für Mandatsträger
    - Koordination und Organisation des Sitzungsdienstes
    - Vorbereitung der Sitzungsunterlagen (Einholung und Fertigstellung Beschlussvorlagen) und fristgerechte Zusendung
    - Betreuung Sitzungsdienstprogramm einschl. Stammdatenpflege
    - Bekanntmachung der Sitzungen
    - Protokollführung und Unterstützung der Sitzungsleitung
    - Anfertigung der Protokolle und dessen Weiterleitung
    - Ausfertigung der Beschlüsse sowie Überwachung der satzungs-gerechten Veröffentlichung und Verfahrensvermerke
    - Planung der Sitzungstermine
    - Öffentliche Aushänge

Das sind unsere Anforderungen:

  • eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder vergleichbarer Abschluss
  • praktische Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
  • sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
  • Kooperations- und Teamfähigkeit
  • stark ausgeprägte Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit
  • freundliches kollegiales Auftreten

Das bieten wir:

  • eine nach der Entgeltgruppe E 5 TVöD bewertete Stelle
  • ein vielseitiges, interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • eine Mitarbeit in einem engagierten und motivierten Team

Allgemein:
Aus Kostengründen werden eingereichte Bewerbungsunterlagen nur dann zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Soweit Sie Ihrer Bewerbung keinen Rückumschlag beifügen, wird unsererseits davon ausgegangen, dass Sie auf eine Rückgabe Ihrer Unterlagen verzichten. In diesem Fall werden wir Ihre Unterlagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens ordnungsgemäß vernichten. Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen, werden nicht erstattet.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, schriftlich oder per Mail, mit tabellarischem Lebenslauf, ausführlichem beruflichen Werdegang, ein Führungszeugnis, Kopien der Bildungsabschlüsse und Zeugnisse über Ihre bisherigen Tätigkeiten.

Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Auf die bevorzugte Berücksichtigung von Frauen und schwerbehinderten Menschen bei Vorliegen gleicher Eignung wird geachtet. Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber, die die o. g. Voraussetzungen erfüllen, werden daher ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Der Bewerbung ist ein Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen.

Die Unterlagen können bis zum 13. April 2017 (Ausschreibungsende) schriftlich an die
Gemeinde Machern
Bürgermeisterin Doreen Lieder
Schloßplatz 9
04827 Machern

oder per Mail an:
eingereicht werden.